解锁设计工作坊全过程

2019年｜类型：原创｜标签：专业理论

为什么要做设计工作坊

用户体验设计的过程不是一场闭门造车的设计活动，为了收集更多的信息，消除信息的不对等，又或者产生新的想法、获得解决方案，更甚是为了解决方案达成共识，团队通常都会从发起会议开始，把人聚到一起开始讨论。但即便如此，人们带着很好的状态而来，也不一定会产生理想结果。

如果把会议时间拉长，牵扯的干系人变多，这场会议逐渐复杂。缺乏准备的建导员变得无所适从，甚至对自己的专业开始不自信而变得谨小慎微。组织这样的设计活动，通常落到了UX这个岗位，引导小组讨论，共同协作，将项目在不同意见中推向一致认可的解决方案。作为建导员，他的职责是调动工作坊的参与者的积极性，使得工作坊尽可能的高效。

一场有效的设计工作坊可以实现：

• 跨领域、多角色的收集洞察
• 构建共同的愿景
• 给需求和具体行动排出优先级
• 攻克设计挑战

如何规划设计工作坊

小组在执行原型图

提到规划，很有可能会直接跳到“设计一场设计工作坊”和“选用哪些专业工具和案例支持设计工作坊”，这就类似于新手设计师会跳过分析直接开始画原型图一样。那规划就等同于设计的前期分析，能够帮助建导员理清思路，从明确的目标和针对性的策略开始。做好设计工作坊的规划，是做一场设计工作坊必不可少的部分。

即便如此，设定好的环节也会遇到突发事件而改变，有一个案例，我们遇到了产品负责人在设计工作坊的执行过程中多次调整出席时间甚至缺席等诸多挑战。所幸于设计工作坊结构化的思路，并在规划阶段准备了预案，对整体并没有造成很大的影响。这间接证明了规划所花费的时间对后续整体的推进非常重要。

关于规划的构成

一个有效的规划主要由三部分构成：目标、问题与环节。通过申明目标、厘清问题与制定环节，可以让设计工作坊的设计活动能够服务于整体目标。

申明目标：设计工作坊的理想产出或最终产出。

在申明目标的时候，需要考虑设计工作坊理想状态下最终输出是什么。后续所设定的议程，也是指向该目标的。议程中的每个环节都会朝着理想状态进行发展。通常，理想状态的的最终输出包含以下几类常见形式：

• 协商一致的共识
• 对议题更深、更广泛的理解
• 创新想法的产生
• 进一步加强团队之间的同理心

厘清问题：组织者达到目标所要收集的背景现状。

现状和目标状态之间存在差距，需要补充关键的缺失信息，以使团队整体快速对齐，向着最终目标靠近。建导员可以通过设置问题来收集背景现状。比如：工作坊的参与者是谁？他们的教育背景和工作经验是怎样的？他们有什么诉求？现阶段提供的工作坊是怎样的，有什么不足之处？针对这些不足有哪些提升空间？后续如何怎么衡量工作坊的效果？等等。厘清问题有助于模式的涌现，为后续环节的协定提供了范围，也为执行提供了基础框架。

协定目标导向的环节：参与者为收集信息而进行的设计活动。

在执行设计工作坊之前，对齐问题与环节是规划中的最后一步。选用什么环节如何解决什么问题。比如：如何达成共识，实现共赢？可以通过投票和优先级排序来实现；如何快速产生创意想法？可以通过就地取材、便利贴、快速原型等来实现；如何了解组织各成员做的研究？可以通过简短轮次分享会来实现，等等。

关于规划时需要重点考虑

基于规划的初步框架，则可以开始考虑设计工作坊需要引入的角色以及所能支撑的规模。当角色敲定之后，进而协同所有组织者一起审视规划的初步框架，讨论细化，并进一步明确不同角色在设计工作坊中的定位与所要完成的任务。

一、角色

设计工作坊的角色主要为两大类：组织者和参与者。根据需求可以定义若干组织者的角色，大致包括建导员、产品负责人、教练、助理等，组织者的细化程度根据设计工作坊的规模而异。参与者主要为执行设计活动的主体，根据数量适当分组，利于提高每位成员的参与性。

下面以一场设计教学为目的的五日设计工作坊为例，各类角色的任务：

建导员。设计活动的统筹者，无论设计活动是两小时还是一周。建导员主要负责设计工作坊的整体安排。任务包括但不限于：

• 明确设计工作坊的目标、需要解决的问题以及各环节
• 协助其他组织者的工作
• 推进设计工作坊的执行
• 把控设计工作坊整体质量

产品负责人。通常为团队的产品策划，需要基于环节为设计工作坊制定可衡量、可交付的设计任务书，对最终输出的结果负责。任务包括但不限于：

• 提供业务资料，为设计工作坊的所有成员准备相应的背景材料
• 制定设计任务书，为参与者明确设计任务、目标以及预期效果
• 确认参与评审的利益相关人，并对最终输出进行验证

教练。通常出现在时间跨度较长、教学任务为主的工作坊。教练主要指导团队学员了解并完成所负责环节。并运用一定的设计工具、设计方法解决实际问题，使得设计过程有趣、输出形式丰富、结果快速验证。在不同环节中传道授业解惑。任务包括但不限于：

• 熟练掌握设计方法与工具
• 把控所负责的环节，确保执行效果
• 对所负责的环节的教学质量负责

助理。主要协助教练的工作。任务包括但不限于：

• 对学员进行出勤督导
• 配合教练的指导工作
• 准备相关课件、物料
• 以照片、视频的方式随堂记录

参与者。是参与整场设计活动的主体，是设计工作坊执行质量的检测官。通常是设计活动最直接的利益相关人。任务包括但不限于：

• 做好团队分工
• 积极参与设计活动
• 准备最终输出

二、规模

规模受限于人力、财力、物力、时间和空间。谈及设计工作坊的规模，不可避免要谈论五个维度：参与者、预算、物料、时间和空间。

参与者。是整场设计工作坊最富创造性的人，他们将在组织者的引导下协作完成设计活动。参与者可能来自于同团队合作，跨团队合作，甚至是跨领域跨团队合作。参与者所属的团队组织越复杂，所需要建立的共识越多、花费的时间越长、准备的物料越多。在了解完参与者的背景后，需要及时调整最适合参与者的环节。

预算。小规模（比如3个人，0.5天，在公司内部组织）的设计工作坊，成本对于大公司，几乎可以忽略不计；而对于初创团队，可能还需要将场地租赁费考虑在内。通常，一场设计工作坊的预算大致包括：工作坊的场地租赁费、工作坊的物料费、工作坊的茶点费、组织者的酬劳、参与者的奖励和课后调研的礼物等等。

物料。是设计工作坊最动人的触点之一，能够反映组织者的态度与工作坊的教学质量。以参与者的执行为核心，可以分为执行前、执行中、执行后三个阶段，可以梳理出各阶段需要准备的材料。

• 执行前阶段：议程表、工作坊介绍简述、课件模板、邮件模板等
• 执行中阶段：环节介绍简述、环节所需设计工具等
• 执行后阶段：采访提纲、满意度问卷、工作坊回顾简述、邮件等

时间。设计工作坊执行阶段常见的天数包括小于1天，1～2天，3～5天，大于5天。除此之外，合理安排规划与执行的时间分配。时间越短，环节越简练，环节需要更加聚焦；时间越长、可以选择的环节越多，需要更多的时间在规划阶段准备的更丰富的资料或练习。

空间。如果可能，尽可能腾出大的空间，提供可移动、可拆卸的工具。这包括移动白板、可移动桌以及椅子等等。足够广阔的平面与立面为参与者的思考提供了无限可能，甚至是推翻重来的可能。dschool 在 Make Space 中提到“It is a tool for helping people intentionally manipulate space to ignite creativity.”。通过改变环境，增强了组织者与组织者、组织者与参与者、参与者与参与者之间的沟通、工作、娱乐和创新方式。

关于规划的建议方案

如果你是建导员的话，首先要做的是明确设计工作坊是为什么服务的，是否还有更高层面的整体目标。若有，在整体目标的指导下，去探讨设计工作坊可能提供什么，理想情况下的输出是什么。再结合实际情况，在角色上，可以需要卷入多少人力；在规模上，受到哪些因素不同程度的限制，以此确定设计工作坊的最终输出是什么。 

基于设计工作坊的目标，通过角色与规模的分析，或许你已经知道该邀请哪些人来参与多大规模的设计工作坊。下面以时间为主要变量，探讨时间对设计工作坊执行的影响。

小于1天的设计工作坊

因为时间长度的限制，角色和规模都会是轻量化的。

• 目标：教学为主，演练为辅。
• 问题：在发布设计工作坊时，需要明确参与者参加可以获得什么知识。
• 环节：单个工具方法的教学、单个经典案例的解说等等。

1～2天的设计工作坊

在轻量式的基础上，需要进一步提高参与者的参与性和积极性，此时需要卷入更多的角色。

• 目标：快餐式教学与演练，抓住洞察为主。
• 问题：在发布设计工作坊时，需要明确参与者参加可以获得什么知识、参与什么环节、达到什么目标。
• 环节：工具方法的教学与演练、经典案例的解说、参与者的测试评估等等。

3～5天的设计工作坊

在快餐式的基础上，需要进一步对洞察进行梳理，迭代，产出完整的方案。

• 目标：沉浸式教学与演练，抓住洞察，产出方案。
• 问题：在发布设计工作坊时，需要明确参与者参加可以获得什么知识、参与什么环节、达到什么目标、为了达到目标而需要完成什么质量的方案。
• 环节：工具方法的教学与演练、经典案例的解说、测试评估、方案迭代等等。

大于5天的设计工作坊

周期最长，可以按照夏令营的方式进行。根据教学大纲与课程目标，可以拆解成多个设计工作坊。

• 目标：夏令营式教学与演练，积累个人经验，获得团队成长。
• 问题：在发布设计工作坊时，需要给定完整的教学计划，在每一个环节，明确参与者参加可以获得什么知识、参与什么环节、达到什么目标、为了达到目标而需要完成什么质量的方案。
• 环节：工具方法的教学与演练、经典案例的解说、测试评估、方案迭代、里程碑、毕业典礼等等。

如何执行设计工作坊

各小组在执行用户旅程地图

规划阶段的准备是打好基础，用来指导本阶段的执行。将规划阶段的输出成果变成正式的、共享的材料，参与者对设计工作坊会有更好的理解。

工作坊的执行框架

开场

多数情况下，开场是由一位建导员完成。在10～15min内，建导员的开场需要包含以下内容：

• 自我介绍。建导员的自我介绍是设计工作坊的第一印象，每个人都有自己独特的风格，一个有诚意的自我介绍将让大家记住你。
• 分组与破冰。规模较大的设计工作坊通常需要将参与者进行分组，以提高每一位参与者的积极性和能动性。将分组和破冰结合是一个值得尝试的方式，通过组内成员的互动拉近组员距离，通过组间分享让参与者初步了解每一个小组。
• 议程介绍。简述设计工作坊的整体结构和亮点。如果时间允许，可以把环节简要介绍，并附上参与者可以拿到的资源。同时，站在参与者的角度，明确告知参与者整场活动可以获得什么、学到什么。
• 任务介绍。结合议程，为参与者明确指出核心任务。
• 主题介绍。设计活动将围绕什么主题展开，主题可以是一份设计挑战。如果有设置产品负责人这个角色的话，通常由产品负责人来申明。
• 组织者介绍。不要忘记站在旁边默默支持你的助理，以及接下来各环节的组织者。
• Q&A。

设计活动

在开场完后，就正式进入了参与者为行动主体的设计活动，设计活动包含多个环节。每个环节都在2h～4h，时间过长容易造成组织者和参与者的疲劳，可以穿插茶歇，注意劳逸结合。所有的组织者都是服务于参与者，基于所负责的环节为参与者提供指导，以帮助参与者按时、按量的完成核心任务。每一个环节主要分三个模块：

• 说明。该环节的组织者（通常为教练）将为参与者提供理论知识和相应物料，结合优秀案例，讲述该环节做什么、怎么做。
• 执行。在组织者的指导下，各小组各自开展设计讨论，组织者需要观察团队合作情况以及团队各成员的积极性，并在适当的时候给予点评，帮助团队不跑题。
• 检查。在该环节结束时，组织者可以检查各小组进度，一方面进一步指导各小组，帮助收敛；另一方面在涉及多天的设计工作坊，需要做好组织者之间的衔接工作，保证参与者体验的连贯性。同时，设计活动的过程可以麻烦助理及时记录。

收场

与开场一致，收场通常也是由建导员完成。大约2～3h。收场主要包含三个内容：

• 回顾。结合议程以及设计活动的过往，简要回溯设计工作坊做了什么。尝试找一些亮点片段，有利于提升氛围。
• 总结。在多个环节结束后，通常会有一个结论性的环节，针对各团队的最终输出进行验证，可能是专业点评、利益相关人点评等形式。时间根据设计活动的不同，这个环节需要注意避免过于严肃。在设置通常可以采用一些互动性强的方式进行，比如路演、大众投票等等。
• 感谢与反馈。感谢所有的组织者和参与者，并请他们参与反馈，以帮助后续改进。

整理

设计工作坊参与者的部分结束后，组织者可以将设计工作坊的资料进行整理。资料主要包括：

• 对输出结果的评估与处理。设计工作坊结束后，对输出的结果进行收集，并将结果与其他利益相关人创建共享。利用在工作坊收集到的信息以及设计工作坊所产生的结果，采取推进整体目标的行动。
• 对工作坊的反馈与改进。在设计工作坊结束后，我们通过问卷调查的形式了解到学员反馈“产品负责人对产品的限定不明”。综合学员的反馈以及多位建导员的探讨，我们将课程更新，用更加紧密的方式衔接用研岗，从而摒弃不合适的角色设置。

设计活动的执行框架

通常，我们用比较常见的设计思维作为环节的骨架，比如：

• IDEO: Design Thinking
• Design Council: Double Diamond
• Google Ventures: Design Sprint
• SAP: Design-Led Development

虽然各个组织机构的性质以及创建方法论的目标不一样，但总体上，各家方法论都逃不开“发散、收敛”+“验证、迭代”的基本逻辑。同样，腾讯内部团队也有类似的变体，这里就不一一列举了。有了骨架，接下来就要结合本次设计工作坊的主题，选择合适的设计工具进行预演。预演过程的待办事项包括：

• 阐明主题。明确讲述主题以及任务，让所有组织者对主题的理解是一致的。
• 对齐分工。明确各角色在该环节中的目标以及任务。
• 协同讨论。各环节的教练说明自己的计划并与所有组织者一起讨论，协调一套整体可行、衔接顺畅的设计活动。
• 准备材料。收集各环节所需要的工具、材料等，如涉及到特殊工具需要提前制作的材料，需要留出设计、制作的工期。

下面以CDC的骨架与设计工具为例：

CDC的双钻模型

执行小贴士

提供细致的体验是一场好的设计活动的关键。将所有环节串联起来，检查各环节是否合理、连贯且具有一致性。除此之外，环节还离不开教练耐心的教学与指导，以及准备充足的物料。下面是是一份常见的物料清单：

• 每位参与者一支笔，需多备
• 每位参与者一份便利贴
• 每位参与者十张A3纸
• 每支队伍两张全开纸
• 每支队伍一把剪刀
• 每支队伍一卷胶带
• 每支队伍一盒白板笔

最后，设计工作坊凝结了每一位组织者和参与者的心血，双方是协同互助、共同促进的，需要每一位成员都能够积极投入，不管结果如何。也如同 Design Sprint 所提到的，结果可能不一定是完全的胜利，有可能是获得了部分成功，也有可能没有成功，但获得了指导性意见。请不要气馁，毕竟每一次的参与与分享都会有新的收获。

参考资料

1. https://www.nngroup.com/courses/facilitating-ux-workshops/
2. https://designsprintkit.withgoogle.com/
3. https://dschool.stanford.edu/resources/make-space-excerpts

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